Factoring en debiteurenfinanciering voor mkb: hoe werkt het en wat kost het

Volgende week moeten de salarissen van je medewerkers worden overgemaakt, maar de factuur van €28.000 die je vorige maand verstuurde staat nog open. De klant betaalt gewoon op 60 dagen, contractueel afgesproken, niets aan de hand. Behalve dat jij nu zit te puzzelen hoe je die betalingen rondkrijgt. Precies voor deze situatie bestaat factoring, maar wat het concreet kost en of het voor jouw bedrijf verstandig is, verdient een eerlijk antwoord.

Goede orders, lege kas: een patroon dat veel mkb’ers herkennen

Factoring lost een heel specifiek probleem op: de kloof tussen het moment dat je presteert en het moment dat je betaald krijgt. Vooral in sectoren als transport, bouw, zakelijke dienstverlening en groothandel lopen betalingstermijnen op tot 30, 60 of zelfs 90 dagen. Groeiende bedrijven lopen dan het hardst tegen dit probleem aan, omdat meer omzet ook meer voorfinanciering betekent.

Hoe factoring precies werkt

De mechaniek is eenvoudiger dan de naam doet vermoeden. Je verkoopt je openstaande facturen aan een factormaatschappij. Die betaalt jou direct een groot deel van het factuurbedrag uit, doorgaans 80 tot 95 procent. Vervolgens int de factormaatschappij het volledige bedrag bij jouw klant. Zodra de klant betaalt, ontvang je het resterende deel minus de kosten van de factormaatschappij.

In de praktijk gaat dat als volgt: je verstuurt een factuur van €10.000 met 60 dagen betaaltermijn. De factormaatschappij maakt binnen 24 uur €8.500 over. Na 60 dagen betaalt je klant de €10.000. Jij ontvangt dan de resterende €1.500 minus de kosten, die gemiddeld uitkomen op 1,5 tot 4 procent van de factuurwaarde.

Twee modellen naast elkaar: volledige factoring en selectieve invoice financing

Er zijn twee manieren om factoring in te zetten, en het verschil is groter dan het lijkt.

Bij volledige factoring draag je structureel al je facturen over aan de factormaatschappij. Zij nemen ook het debiteurenbeheer over: herinneringen versturen, aanmanen, incasso regelen. Dit is een doorlopende constructie die je volledige debiteurenportefeuille omvat. Handig als je een stabiel klantenbestand hebt en het beheer wil uitbesteden.

Bij selectieve invoice financing (ook wel spot factoring of losse factoring genoemd) kies je zelf welke facturen je indient. Heb je een grote seizoenspiek in de zomer, zoals een evenementenbureau dat in juli en augustus piekt? Dan kun je alleen die facturen financieren zonder langlopend contract. Je behoudt meer controle, maar betaalt per factuur vaak een hoger tarief.

Een groothandel in bouwmaterialen in Noord-Brabant met een vaste stroom aan B2B-facturen kiest waarschijnlijk voor volledige factoring. Een freelance IT-consultant die af en toe een grote factuur op een nieuw project heeft, pakt liever de losse variant.

Wat draag je over en wat houd je zelf?

Een belangrijk onderscheid zit in het kredietrisico. Bij non-recourse factoring neemt de factormaatschappij het risico over als jouw klant niet betaalt. Gaat de klant failliet? Dan is dat hun probleem, niet het jouwe. Bij recourse factoring draag je dat risico zelf. Betaalt de klant niet, dan moet je het voorgeschoten bedrag terugbetalen. Non-recourse is duurder, maar geeft meer zekerheid.

Het debiteurenbeheer ligt bij volledige factoring doorgaans bij de factormaatschappij. Dat kan ongemakkelijk voelen: een derde partij stuurt jouw klanten aanmaningen. Vraag van tevoren hoe zij dat doen, want een te agressieve aanpak kan je klantrelaties schaden.

Kostenopbouw ontrafeld

De totale kosten van factoring bestaan uit meerdere lagen, en lang niet alle aanbieders maken die even transparant. Reken altijd met de volgende componenten:

• Financieringsvergoeding: een rente over het voorgeschoten bedrag, berekend per dag of per maand. Vergelijkbaar met de rente op een lening.
• Servicefee: een percentage van de factuurwaarde voor het beheer en de administratie. Loopt uiteen van 0,5 tot 2,5 procent.
• Concentratielimiet: sommige factormaatschappijen beperken hoeveel procent van je portefeuille bij één klant mag liggen. Heb je maar drie grote klanten, dan kan dit knellen.
• Verborgen kosten: denk aan aansluitkosten, exitkosten bij voortijdig beëindigen van het contract, kosten voor kredietverzekering en minimale maandelijkse fees als je omzet tegenvalt.

Vraag altijd om een volledig kostenoverzicht op jaarbasis, niet alleen het promillage dat in de folder staat.

Rekenvoorbeeld: €50.000 aan uitstaande facturen

Stel: je mkb-bedrijf heeft gemiddeld €50.000 aan openstaande facturen met een gemiddelde looptijd van 45 dagen. Je kiest voor non-recourse factoring met een servicefee van 1,5 procent en een financieringsvergoeding van 0,035 procent per dag.

De servicefee over €50.000 is €750. De financieringsvergoeding over 45 dagen op een voorschot van €42.500 (85 procent) bedraagt circa €669. Totale maandelijkse kosten: rond de €1.400 tot €1.500. Op jaarbasis loopt dit op naar ongeveer €17.000 tot €18.000, wat neerkomt op een effectief jaarkostenpercentage van 34 tot 36 procent van de gemiddeld uitstaande portefeuille.

Dat klinkt hoog. Maar vergelijk het met de kosten van gemiste opdrachten, overbruggingskrediet of het aannemen van extra administratief personeel voor debiteurenbeheer. Dan verschuift de balans.

Factoring versus rekening-courantkrediet: wanneer wat?

Een rekening-courantkrediet bij je bank kost doorgaans 4 tot 9 procent op jaarbasis, en dat is aanzienlijk goedkoper dan factoring. Toch zijn er situaties waarbij factoring de betere keuze is.

Factoring past beter als je bank geen krediet verstrekt (starters, bedrijven zonder onderpand), als je debiteurenportefeuille snel groeit en het kredietplafond van de bank niet meegroeit, of als je bewust het wanbetalingsrisico wil afdekken via non-recourse factoring. Een rekening-courantkrediet is goedkoper als je al een bankrelatie hebt, incidenteel behoefte hebt aan liquiditeit en je debiteuren betrouwbaar betalen.

Voor welk type mkb is factoring geschikt?

Factormaatschappijen kijken bij de beoordeling naar een paar concrete criteria. Ze werken bij voorkeur met B2B-bedrijven, omdat facturen aan consumenten juridisch minder eenvoudig te cederen zijn. De meeste aanbieders stellen een minimale jaaromzet van €250.000 tot €500.000. Branches die goed passen zijn transport en logistiek, uitzendbureau en detachering, groothandel, productiebedrijven en zakelijke dienstverlening.

Minder geschikt zijn bedrijven met veel kleine facturen aan consumenten, projectmatige bedrijven waarbij de factuur pas achteraf definitief vaststaat, of bedrijven waarbij de kwaliteit van de prestatie nog betwist kan worden.

Het aanvraagproces stap voor stap

Stap 1: Breng je debiteurenportefeuille in kaart. Wie zijn je klanten, wat zijn de gemiddelde factuurbedragen en looptijden?

Stap 2: Vergelijk meerdere aanbieders op totale kosten, niet alleen de servicefee. Gebruik vergelijkingssites of vraag offertes op bij minimaal drie factormaatschappijen.

Stap 3: Lever de benodigde documenten aan: jaarrekening van de afgelopen twee jaar, debiteurenadministratie, KvK-uittreksel en eventueel een ouderdomsanalyse van je openstaande posten.

Stap 4: De factormaatschappij beoordeelt de kredietwaardigheid van jouw klanten, niet alleen van jou. Dit duurt doorgaans 3 tot 10 werkdagen.

Stap 5: Na akkoord en ondertekening van het contract kun je binnen 24 uur je eerste facturen indienen en uitbetaald krijgen.

Vijf vragen die je een factormaatschappij moet stellen

Voordat je een contract tekent, is het verstandig deze punten scherp te krijgen:

• Wat zijn de totale kosten op jaarbasis, inclusief alle fees en bijkomende kosten?
• Is het contract recourse of non-recourse, en wat zijn de uitzonderingen?
• Hoe communiceert de factormaatschappij met mijn klanten bij aanmaningen?
• Wat is de concentratielimiet per klant en wat gebeurt er als ik die overschrijd?
• Wat zijn de opzegcondities en zijn er boetes bij vroegtijdige beëindiging?

Factoring lost één specifiek probleem op: de kloof tussen het moment dat je presteert en het moment dat je betaald krijgt. De kosten liggen hoger dan een rekening-courantkrediet bij de bank, maar je krijgt er snelheid, uitbesteed debiteurenbeheer en eventueel bescherming tegen wanbetaling voor terug. Bereken altijd het werkelijke jaarkostenpercentage op basis van jouw gemiddelde factuurvolume en betalingstermijn, en vraag offertes op bij meerdere aanbieders. Saldo.nl helpt je die vergelijking te maken, zodat je niet achteraf ontdekt dat de kleine lettertjes de rekening bepaalden.